Digitalisierung und Betriebsratsarbeit: Wirksame Beschlüsse über WhatsApp & Co.?

Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen schreitet unaufhaltsam voran und gewinnt immer mehr an Geschwindigkeit. Neue Arbeitsformen machen sich die Vorteile entsprechend angepasster Prozesse zunutze. Und Unternehmen, die hier einen starken Fokus haben, stellen sich häufig die Frage: warum kann nicht auch mein Betriebsrat digitaler und flexibler arbeiten als bislang üblich?

Diese Frage wird mit durchaus praktischen Hintergedanken gestellt. Die Stimme zur Betriebsratswahl per Mausklick abzugeben oder gar die regelmäßigen Betriebsversammlungen als Videokonferenz abzuhalten – die (technischen) Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos. Was ist aber mit den praktisch enorm relevanten Angelegenheiten der täglichen Mitbestimmung? Gerade in Betrieben, in denen im Schichtdienst gearbeitet wird, ist die regelmäßige Zusammenkunft der Betriebsratsmitglieder in einer Betriebsratssitzung nicht leicht zu organisieren. Das eine Betriebsratsmitglied arbeitet ausschließlich in der Nachtschicht, das nächste wird nur vormittags in Teilzeit tätig – wie soll in diesen Konstellationen eine physische Zusammenkunft mit entsprechender Beschlussfassung sichergestellt werden?

Es wäre eine erhebliche Erleichterung, wenn der Betriebsrat seine „Sitzung“ per Videokonferenz oder gar über einen WhatsApp-Chat abhalten und entsprechend schnell Beschlüsse herbeiführen könnte. Davon würde auch der Arbeitgeber profitieren: Die praktisch häufigen kurzfristigen Anträge des Arbeitgebers auf Zustimmung zu der Anordnung von Überstunden etwa hätte wieder eine realistische Chance auf zügige Bearbeitung durch den Betriebsrat, bevor sich die Sache durch Zeitablauf erledigt. Was aber ist rechtlich möglich? Wir zeigen die Leitlinien auf.

Betriebsratssitzung und Beschlussfassung

Die §§ 29 ff BetrVG regeln den Ablauf und die Formalitäten der regelmäßigen Betriebsratssitzungen sowie der Beschlussfassung. Hiernach hat der Betriebsratsvorsitzende unter Mitteilung der Tagesordnung die Betriebsratsmitglieder zu einer nicht öffentlichen Sitzung einzuladen. Für eine wirksame Beschlussfassung muss die Mehrheit der Mitglieder anwesend sein. Über jede Verhandlung des Betriebsrats ist eine Niederschrift zu fertigen, die den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst sind, enthält. Diese Niederschrift ist vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied zu unterzeichnen.

Nach den verwendeten Begrifflichkeiten liegt die Annahme nahe, dass der Gesetzgeber von einer physischen Zusammenkunft der Betriebsratsmitglieder bei der Sitzung und Beschlussfassung ausgeht. Aber ist dies tatsächlich noch zeitgemäß und realisierbar?

Man denke etwa an den 24-Stunden geöffneten Hotelbetrieb, in dem sich kurz vor Schichtende an der Bar um 24 Uhr ein Junggesellenabschied einfindet, der den Abend mit vier Flaschen Champagner beginnt – oder den Produktionsbetrieb im 3-Schichtsystem, in dem sich der Schichtführer eine Stunde vor Schichtbeginn um 5 Uhr krank meldet. In beiden Fällen muss ggf. eine kurzfristige Umstellung des Dienstplanes erfolgen – zweifelsfrei ein Fall der zwingenden Mitbestimmung nach § 87 BetrVG.

Eine Alleinzuständigkeit des Arbeitgebers aufgrund einer Eilbedürftigkeit kennt das Gesetz insbesondere nicht. Wie soll der Arbeitgeber in solchen Fällen aber die Einhaltung der Mitbestimmung und die Aufrechterhaltung seines Betriebes gleichermaßen sicherstellen?

Ein kurzer Anruf beim Betriebsratsvorsitzenden oder gar eine Nachricht über einen Chat löst das Problem häufig in der Praxis – aber auch rechtssicher?

Probleme digitaler Beschlussfassung

Ebenso wie bei der Betriebsversammlung, gilt bei Betriebsratssitzungen das Gebot der Nichtöffentlichkeit zu beachten. Wie bereits an anderer Stelle dargestellt, kursiert in der juristischen Literatur die Annahme, dass die Nichtöffentlichkeit virtuell nicht sichergestellt werden könne. Allein die Gefahr des Mithörens oder der Aufzeichnung durch Dritte sei ausschlaggebend und spreche gegen eine zulässige Durchführung einer digitalen Betriebsratssitzung.

Ob diese Argumentation überzeugt, bleibt fraglich. Auch in physischen Sitzungen kann ein Verstoß gegen das Gebot der Nichtöffentlichkeit nicht ausgeschlossen werden; man denke nur an die Möglichkeit der Aufzeichnung von Gesprächen etwa durch Smartphones. Bei Verwendung entsprechend sicherer Technik sollte die Geheimhaltung der gesprochenen Inhalte daher hinreichend sichergestellt werden können.

Dasselbe gilt für die mögliche Beschlussfassung über einen Chat, in dem die Frage der Zustimmung zur Anordnung von Überstunden oder des kurzfristigen Einsatzes eines Mitarbeiters zur Krankheitsvertretung schnell geklärt werden könnte. Es wäre dann Sache des einzelnen Betriebsratsmitglieds, durch eine entsprechende Zugangssicherung zu garantieren, dass kein Dritter die Inhalte des Chats einsehen kann.

Nach dem derzeitigen Gesetzeswortlaut und der bislang fehlenden Auseinandersetzung in der Rechtsprechung mit dieser Frage bleibt ein Betriebsratsbeschluss, der nicht durch eine physische Zusammenkunft der Mitglieder zustande gekommen ist, mit dem Risiko der Unwirksamkeit behaftet. Verbleibende Rechtsunsicherheiten bei digitalen Beschlussfassungen müssen daher gut gegen Praktikabilitätsgesichtspunkte abgewogen werden.

Wo kein Kläger, da kein Richter?

In Fragen der täglichen Mitbestimmung wird meist das Verhältnis der Betriebsparteien zueinander maßgeblich dafür sein, ob man die verbleibenden Risiken einer digitalen Beschlussfassung in Kauf nimmt.

Nutzt der Betriebsrat diese Form der Willensbildung für sich und sind die einzelnen Mitarbeiter der konkreten Maßnahme ohnehin mit dem Ableisten der Überstunden oder aber der Krankheitsvertretung einverstanden, gibt es für den Arbeitgeber wenig verbleibenden Grund, auf das Abhalten einer physischen Sitzung mit Beschlussfassung zu pochen. Häufig aber geraten insbesondere im Kontext von Umstrukturierungen früher unproblematische Formen der vertrauensvollen Zusammenarbeit in den Fokus – und dann mag es durchaus von Relevanz sein, ob der Betriebsrat hier einen „Hebel“ ansetzen kann oder nicht.

In weitreichenderen Angelegenheiten, etwa des Abschlusses einer Betriebsvereinbarung oder aber bei Anordnung einer Maßnahme, die nicht im Einvernehmen mit den betroffenen Mitarbeitern geschieht, sollte jedoch eine korrekte Beschlussfassung sichergestellt werden: Nach der Theorie der Wirksamkeitsvoraussetzung sind ohne formwirksame Mitbestimmung des Betriebsrats angeordnete Maßnahmen gegenüber dem Mitarbeiter unwirksam.